Warum sollte man ein ausführliches Pflichtenheft erstellen?

In meinen Augen gehört ein ausführliches Pflichtenheft zu den wesentlichen Merkmalen, die professionelle Agenturen von den vielen Hobby-Programmieren unterscheiden, doch leider muss ich in meiner täglichen Arbeit immer wieder feststellen, dass es einem nicht immer gelingt, den Kunden von der Wichtigkeit einer solchen Dokumentation zu überzeugen.

Viele Kunden oder auch Webworker sehen in einem Pflichtenheft zunächst erstmal eine unnötige Belastung, die nicht nur Zeit, sondern oftmals auch viel Geld kostet, doch dabei bietet die Erstellung eines Pflichtenheftes für beide Seiten eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Ein Pflichtenheft bietet beiden Seiten eine gewisse Rechtsicherheit, da mögliche Missverständnisse bereits im Vorfeld ausgeräumt werden können.
  • Durch die exakte Funktionsbeschreibung ist die Agentur wesentlich besser in der Lage ein entsprechendes Angebot zu erstellen und das spart dem Kunden u.a. viel Geld.
  • Die festgelegten Meilensteine bieten dem Kunden ein Planungssicherheit in Bezug auf Realisierungsdauer und anschließend geplante Marketingaktionen.
  • Mit Hilfe eines exakt ausgearbeiteten Pflichtenheftes lassen sich die sowohl die Preise, als auch die Leistungen verschiedener Agenturen besser vergleichen.
  • Auf Grundlage des erstellten Pflichtenheftes werden in der Regel verschiedene Teilzahlungen für die jeweiligen Meilensteine vereinbart und das schont die Liquidität des Kunden.
  • Für den Fall, dass der Kunde das Vorhaben letztendlich doch nicht mehr mit dem zuvor gewähltem Anbieter realisieren möchte, kann er das fertiggestellte Pflichtenheft als Ausgangsbasis für weitere Angebotsanfragen nehmen.

Unter dem Strich bleiben also viele Vorteile, gegen die sich die Arbeit für die Erstellung eines Pflichtenheftes aufwiegen läßt, doch leider scheuen noch immer zu viele Webworker den Aufwand und so sind oftmals Probleme während der Realisierungsphase regelrecht vorherzusehen.

Ein Beispiel für ein solch vermeidbares Problem wäre z.B. die folgende Situation:

Der Kunde möchte das Kontaktformular eines PHP Script um 2 weitere Formularfelder erweitert haben und die typische E-Mail – Anfrage dazu lautet dann in etwa so:

Hallo…

ich benötige im Formular auf der Seite XY im Kontaktformular 2 zusätzliche Felder. Zum einen soll der Besucher die Anrede eingeben und zum anderen benötige ich die Strasse.

Was kostet das?

Auf den ersten Blick scheint der Aufwand ja wirklich gering. Das Formular um 2 Felder erweitern ist ja in wenigen Minuten gemacht und inkl. Einrichten der Entwicklungsumgebung erstellt man dem Kunden dann ein Angebot über max. 30 Minuten.

Für unser Beispiel nehmen wir also an, dass der Kunde das Angebot so akzeptiert hat und die Realsierung auch entsprechend durch die Agentur erfolgt ist, doch nach ein paar Tagen kommen dann die ersten Reklamationen vom Kunden:

Hallo…

bei Ihrer Änderung haben Sie das Feld „Anrede“ als Select-Feld konzipiert, doch ich wollte es eigentlich als reines Textfeld haben. Darüber hinaus haben Sie Strasse und HsNr in einem Feld zusammengefasst. Hier wollte ich aber 2 gesonderte Eingabefelder haben.

Außerdem sehen die neuen Felder in meinen Internet Explorer 5.5 komisch aus!

Bitte korrigieren Sie das schnellstmöglich, da ich sonst meinen Rechtsanwalt verständigen muss.

Natürlich ist das jetzt ein Extrembeispiel und für einen solchen Auftrag erstellen auch wir kein Pflichtenheft, denn die wichtigen Punkte hätte man auch per E-Mail hinterfragen könne, doch letztendlich läßt sich daran ganz gut erkennen, dass bereits Kleinigkeiten zu massiven Problemen führen können und bei steigendem Projektumfang potenzieren sich die zu erwartenden Probleme natürlich zunehmend.

In dem Beispiel hatte die Agentur vollständig versäumt, dass Anforderungen genauer zu spezifizieren, denn sie hat sich darauf verlassen, dass der Kunde genau das haben möchte, was er in seiner E-Mail beschrieben hat. Eben 2 weitere Felder, nicht mehr und nicht weniger.

Für den Kunden war es hingegen völlig klar, dass zu den Feldern auch entsprechende Eingabeüberprüfungen gehören und schon standen die ersten Missverständnisse im Raum um mußten beseitigt werden. Auch wurde im Vorfeld nicht darüber gesprochen, dass der Kunde noch einen veralteten Browser einsetzt und so konnte die Agentur diese Anforderungen bei der Angebotserstellung nicht berücksichtigen.

Die Kritiker unter euch werden jetzt natürlich behaupten, dass ein solches Beispiel nicht der Realität entspricht, da eine gute Agentur solche Fälle natürlich berücksichtigen würde und die Validerung der Eingaben in der Regel auch zum „guten Handwerk“ gehört.

Das ist natürlich vollkommen richtig und daher möchte ich auch nochmals erwähnen, dass dieses einfache Beispiel lediglich verdeutlichen soll, wie schnell es in diesem Bereich zu Problemen kommen kann und wie wichtig daher eine exakte Projektbeschreibung für beide Seiten ist.

Das Ende unserer kleinen Geschichte wäre nämlich jetzt, dass die Agentur den Kunden natürlich nicht verlieren möchte und so die Reklamationen kostenlos beseitigen wird. In einem solchen Fall zahlt man jedoch in der Regel drauf und das kann sich auf Dauer kein Webworker leisten.

Für MountainGrafix kann ich zu diesem Thema soviel sagen, dass wir mittlerweile ein Pflichtenheft für alle größeren Projekte einfach voraussetzen und wenn ein Kunde nicht bereit ist, eine solche Dokumentation allein oder in Zusammenarbeit mit uns zu erstellen, dann nehmen wir uns auch die Freiheit, die Ausführung eines solchen Auftrages abzulehnen.

Dabei ist dann letztendlich auch egal, ob es sich um einen Projektvolumen von mehreren tausend Euro oder um ein 800 Euro Projekt handelt, denn am Ende lassen sich die Risiken bei fehlendem Pflichtenheft nicht genau genug für uns abschätzen.

Jetzt habe ich doch wieder mehr geschrieben, als ich ursprünglich wollte und irgendwie würde mich schon interessieren, wie Ihr über das Thema Pflichtenheft denkt. Setzt Ihr ein Pflichtenheft bei euren Kunden voraus oder verzichtet Ihr aus Bequemlichkeit darauf?

Aber vielleicht können wir ja auch so eine Art Blogstöckchen daraus machen und deshalb stelle ich die obene genannte Frage mal direkt an Frank, Marcel und Perun mit der Bitte um Beantwortung in den jeweiligen Blogs und dem Weiterwurf an die vielen weitere Webworker.

6 comments for “Warum sollte man ein ausführliches Pflichtenheft erstellen?

  1. 26. September 2008 at 23:35

    Als ich erst das Wort „Pflichtenheft“ gelesen habe, fragte ich mich was damit gemeint ist. Später bemerkte ich das ich im Grunde auch schon lange auf ein solches „Pflichtenheft“ baue, jedoch nenne ich es „Guide“.

    Ich würde meinen das es immer ganz darauf ankommt ob ein solcher Guide notwendig ist oder nicht. Ich für meinen Teil zb mache in Projektpausen (die i.d. Regel meist 4-5 Tage dauern) gerne Sites für Vereine oder Clans, auch viel günstiger als im Regelfall – liegt aber einfach daran das diese Zielgruppe meist nur das entscheidende Fundament benötigt, Businesskunden hingegen sollen sich total auf ihr eigenes Business konzentrieren können und durch ihre Webagentur unterstützt werden.

  2. 26. September 2008 at 22:44

    Warum sollte man ein ausführliches Pflichtenheft erstellen? http://tinyurl.com/43n2ub

  3. 27. September 2008 at 08:06

    Und genau damit triffst du den Nagel auf den Punkt, denn wer legt dann fest, wann ein Pflichtenheft notwendig ist und wann nicht. Wer sagt denn, dass ein Pflichtenheft nicht auch bei kleinen Projekten von Vorteil sein kann, wenn es auch etwas Arbeit macht, eines zu erstellen.

    Aus Erfahrung kann ich sagen, dass gerade bei kleinen Kunden bzw. kleineren Projekten ein Pflichtenheft notwendig wäre, denn hier ist es ja oftmals so, dass der Kunde nicht genau weiß was er denn gern realisiert haben möchte.

  4. shidezz
    22. Oktober 2015 at 09:41

    Hallo. Ich bin in der Betriebskunde auf den Begriff Pflichtenheft gestossen, und weis jetzt mittlerweile das es dazu gut ist Problemen aus dem Weg zugehen und vorab Missverständnisse zu klären was die Zusammenarbeit mit Kunden betrifft. Ich weis nur das es in einem Organigramm als Instrument angesehen wird und man es als solches verwendet. In keiner Beziehung werden dort Kunden erwähnt. Also wie muss ich dieses Pflichtenheft anschauen, wenn es zum Beispiel für die Stellenbeschreibung gebraucht wird oder die Integration in einem Organigramm? Ich finde hierzu keine Erklärung. Wer kann mit Idiotensicher erklären was es damit auf sich hat, und für was ich es wirklich brauche.Mir geht es weniger darum wie ich es erstellen muss, sondern mehr darum zu kapieren wo ich es einordnen muss Bitte gaaaaaanz einfache Worte benutzen *grins*

    Vielen Dank

    • Amalia Schoppengerd
      25. Oktober 2015 at 15:56

      Ein Pflichtenheft ist der Leitfaden für den Programmierer, hier werden alle Funktionen und Anforderungen genauestens beschrieben. Es ist viel aufwändiger als „nur“ ein Organigramm. Mit einem Gewissenhaften Pflichtenheft entstehen beim Programmierer keine Fragen mehr da sämtliche Details vorab geklärt wurden.

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