Mal wieder was zum Thema Pflichtenheft

Eigentlich hatte ich in diesem Blog ja schon einmal sehr ausführlich über Pflichtenhefte berichtet, doch irgendwie verliert dieses Thema wohl kaum an Aktualität, denn erst gestern durfte ich wieder einmal eine sehr hitzige Diskussion mit einem Interessenten darüber führen, warum an einem Pflichtenheft kein Weg vorbeiführt.

Das diese Diskussionen jedoch immer wieder mal auftreten, möchte ich an dieser Stelle nochmals auf einen wichtigen Punkt hinweisen, denn viele Kunden bei der Entscheidungsfindung leider zunehmend vernachlässigen:

Erst ein professionelles Pflichtenheft macht Angebote vergleichbar!

Was möchte ich mit damit sagen? Nun, in der Regel wird natürlich jeder Kunde vor der Erteilung eines Auftrags verschiedene Angebote miteinander vergleichen, aber sind diese Angebote auch wirklich aussagekräftig?

Schauen wir uns dazu doch mal an, wie die Kommunikation zwischen Kunde und Agentur in vielen Fällen abläuft. Ich denke jeder, der in unserer Branche tätig ist, hat eine solche Situation schon einmal erlebt und daher bedarf es bei den nächsten Zeilen eigentlich keiner weiteren Kommentierung.

Ich brauche eine Website, so ähnlich wie Facebook. Der Nutzer müssen sich dort anmelden können und sollen sich dann vernetzen. Ein Video soll man auch einstellen können! Was kostet so etwas bei Ihnen?

So oder zumindest so ähnlich beginnen gut 70% der Online-Projekte und genau an dieser Stelle beginnt sich auch schon die Spreu vom Weizen zu trennen.

Die vielen Anbieter, die sich selber für 5 EUR / Stunde bei MyHammer prostituieren werden nun vermutlich damit beginnen dem Interessenten ggf. noch einige technische Fragen per Mail zu schicken und anschließend wird hier dem Auftraggeber ein absolut unschlagbares Festpreisangebot unterbreitet.

Aber hier kann man eigentlich nur zur Vorsicht raten, denn Billigangebote rächen sich für den Kunden fast immer, denn es wird Ihnen niemand für 1000,- € eine komplexe Datenbank-Applikation erstellen können, die zum einen gut funktioniert und zum anderen auch noch technisch einwandfrei umgesetzt wurde.

Irgendwer muß hinterher immer den wahren Preis für ein Projekt bezahlen. Und das ist dann in der Regel ziemlich bitter für die Kunden, weil entweder der Kunde sein Budget für einen erfolglosen Auftritt vollkommen verheizt hat, oder weil er sich anschließend einen Sklaven zur dauerhaften Fehlerbehebung halten muss.

Nehmen wir aber mal an, dass unser Kunde bei der MyHammer-Fraktion für sein Projekt verschiedene Angebote zwischen 500 und 1.200,- € erhalten hat.

Ich möchte nun wetten, dass der Kunde jedem Anbieter diesen Auftrag erteilen könnte und bei jedem Anbieter würde am Ende vermutlich ein vollkommen anderes Projekt herauskommen, als der Kunde eigentlich erwartet hat.

Das liegt einfach daran, dass der Umfang des Projektes zu Anfang nicht ausreichend beschrieben wurde und so gehen viele Anbieter dazu über, die fehlenden Elemente so umzusetzen, wie sie es selbst für sinnvoll erachten.

Das muss aber im Zweifel nicht mit der Meinung des Kunden auf einer Linie liegen und so kommt es täglich vor, dass derartige Projekte über Wochen nachbearbeitet werden müssen, weil die Vorstellungen des Kunden nicht erfüllt wurden.

Besonders ärgerlich wird es jedoch dann, wenn Funktionen vergessen wurden oder wenn sich der Kunde unter einer Funktion etwas vollkommen anderes vorgestellt hat, als die MyHammer-Fraktion umgesetzt hat. Am Ende werden solche Korrekturen natürlich immer „nachberechnet“ und so liegt der Endpreis dieser Projekte oftmals höher, als ursprünglich eingeplant wurde.

Ein Pflichtenheft spart bares Geld!

An dieser Stelle kommt unser Pflichtenheft wieder ins Spiel, denn mit dessen Hilfe lassen sich die genannten Probleme ohne viel Aufwand bereits im Vorfeld umgehen.

Natürlich muss der Kunde für die Erstellung eines professionellen Pflichtenheftes zunächst einmal investieren. Je nach Projektumfang können die Kosten für ein Pflichtenheft auch schon mal zwischen 500 und 1.000,- € liegen, aber zum einen bieten viele Agenturen ihren Kunden die Erstellung von Pflichtenheften zu reduzierten Stundensätzen an und zum anderen spart man das hier investierte Geld sicher bei der späteren Projektumsetzung wieder ein.

Wenn nur wenige Informationen zu einem Projekt vorhanden sind, dann wird die Agentur nämlich eine möglichst grobe Preisanschätzung abliefern, denn schließlich versucht man alle möglichen Korrekturwünsche des Kunden bereits im Vorfeld einzukalkulieren um am Ende auch seine Leistungen auch entsprechend bezahlt zu bekommen.

Mit einem Pflichtenheft wird man jedoch versuchen, die Wünsche des Kunden vorab genaustens abzuschätzen. Zu jedem Pflichtenheft gehört auch eine ausführliche Beratung, denn schließlich möchte die Agentur eventuelle Unabwägbarkeiten so weit wie möglich ausschließen, damit der Kunde hinterher rundrum glücklich ist.

Auf Basis des Pflichtenheftes kann die Agentur dann auch wesentlich genauer kalkulieren und so wird der Endpreis für die Umsetzung in vielen Fällen niedriger ausfallen, als bei einem Angebot, dass lediglich auf einer E-Mail-Korrespondenz basiert.

Es gibt aber noch einen weit aus größeren Vorteil, denn erst das Pflichtenheft macht die Angebote von verschiedenen Agenturen wirklich für den Kunden vergleichbar, denn selbstverständlich kann ich das von Agentur A erstellte Pflichtenheft am Ende auch zur Angebotserstellung an die Agenturen B und C senden und so erhalte ich am Ende eine Reihe von Angeboten, die alle von der gleichen Basis ausgehen und erst so ist es möglich einen aussagekräftigen Vergleich zwischen den Angeboten zu führen.

Ich hoffe jedenfalls, dass dieser Artikel zumindest bei einigen Lesern die Notwendigkeit einer guten Vorbereitung unterstreicht, denn letztendlich bieten diese Maßnahmen gerade für den Kunden extrem wichtige Vorteile. Ein Pflichtenheft bietet daher nicht nur rechtssicherheit, sondern es schont auch ehrheblich das Budget des Kunden.

Noch ein kleiner Hinweis:

Wenn am Ende des langen Weges dann ein Angebot auf Ihrem Tisch liegt, lassen Sie sich nicht sofort dem Honorar abschrecken, denn im Gegensatz zu anderen Dienstleistern wie Mechanikern, Monteuren oder Friseuren rechnen Agenturen fast immer etwas anders ab: Sie bezahlen hier nämlich wirklich nur die reine Arbeitsstunde – „kreative Löcher“, „Fehler“ oder „Lernphasen“ werden in der Regel nie berechnet.

Kaffeepausen übrigens auch nicht – die zahlt dann der Chef und daher beuten 8 Stunden Design-Leistungen auf Ihrer Rechnung im Klartext auch, dass hier dann z.B. auch 12h oder mehr an echter Arbeitszeit investiert wurden.

1 comment for “Mal wieder was zum Thema Pflichtenheft

  1. 12. August 2013 at 06:47

    Lieber Sascha,

    auch wenn der Beitrag schon in die Jahre gekommen ist, ist er immer noch perfekt auf die aktuelle Kommunikation passend.

    Zu häufig scheuen Kunden im ersten Schritt den Aufwand, das eigene Ziel genau zu beschreiben. Zum Nachteil beider Seiten, denn wenn hinterher Unstimmigkeiten auftreten ist es schwierig, eine neutrale Lösung zu finden.

    Jede Agentur wird einen kleinen Puffer drin haben, aber Zusatzwünsche werden nicht einkalkuliert. Mehraufwände können nur teilweise mitgetragen werden.

    Vielen Dank für die tolle Zusammenfassung und weiter viel Erfolg, auch bei der Aufklärung von Kunden 🙂

    Grüße aus Niederbayern,
    Christian

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